4.1. Başvuruların Alınması ve Değerlendirilmesi
KÖY KOOP MYB tarafından düzenlenecek olan sınavlarda; başvurunun alınması ve değerlendirilmesi, sınav organizasyonu, belgelendirme ve belgelendirme sonrası sürece ilişkin tüm detaylar KÖY KOOP MYB’ nin internet adresinden (https://www.koykoopmyb.org/) duyurulur. Başvurular, genel başvuru (ön talep) ya da açılan sınava başvuru şeklinde alınır.
KÖY KOOP MYB’ nin yetkilendirildiği ilgili Ulusal Yeterliliklerde sınav başvurusu için herhangi bir eğitim/tecrübe ya da ön şart bulunmamaktadır.
KÖY KOOP MYB hizmetlerine ilişkin esas ve usuller Ücret Talimatında dokümante edilmiş olup, sınav ücretleri Ücret Çizelgesinde listelenmiştir. Sınav ücretlerine ilişkin çizelgeye (https://www.koykoopmyb.org/) adresinden ulaşılabilmektedir.
4.1.1. Bireysel Başvuruların Alınması
4.1.1.1. Genel Başvuru (Ön Talep)
KÖY KOOP MYB’ nin yetkilendirildiği Ulusal Yeterliliklerde, belge almak isteyen kişiler genel başvuru taleplerini KÖY KOOP MYB internet sayfasındaki ilgili alandaki başvuru bölümünden (https://www.koykoopmyb.org/) ya da KÖY KOOP MYB’ nin resmi mail adresi üzerinden (https://www.koykoopmyb.org/) yapabilir. Genel Başvuru Süreci, 4.1.1.2. maddesinde anlatıldığı üzere gerçekleştirilir.
KÖY KOOP MYB’ ye gelen genel başvurular, KÖY KOOP MYB tarafından değerlendirilir ve sınav organizasyonunun planlanmasına bağlı olarak başvuru sahiplerine e-posta/telefon/sms yoluyla bilgilendirme yapılır.
KÖY KOOP MYB kendi personelini belgelendirmez. Bu doğrultuda KÖY KOOP MYB kendi personeli sınav ve belgelendirme başvurusunda bulunamaz. Bu kapsamdaki kuralını KÖY KOOP MYB, Risk Analizi Talimatı ile dokümante etmiştir.
4.1.1.2. Açılan Sınava Başvuru
Açılan sınava bireysel başvurular KÖY KOOP MYB internet sayfasındaki (https://www.koykoopmyb.org/) yer alan Sınav Takvimi sekmesi üzerinden online olarak ya da KÖY KOOP MYB’ e elden/kargo/posta yoluyla yapılabilir.
Online ya da elden yapılan başvuruların sahipleri, KÖY KOOP MYB internet adresinde (https://www.koykoopmyb.org/) yayımlanan banka hesap bilgilerine, dahil olmak istediği sınava göre Ücret Çizelgesinde belirtilen ücreti öder. Ödeme dekontunun açıklama kısmında; başvuru sahibinin adı-soyadı, T.C. kimlik numarası, sınava girilecek olan Ulusal Yeterlilik Adı/Seviyesi varsa çalıştığı kuruluş ismi yer almalıdır.
Online Başvurularda;
İnternet sayfasında yer alan başvuru alanından, girilmek istenen sınava ilişkin bilgiler ile kişisel bilgiler kaydedilir ve destek dokümanlar (dekont, kimlik fotokopisi vb.) yüklenerek başvuru işlemi tamamlanır. Ardından KÖY KOOP MYB Portal tarafından başvuru sahibi için kullanıcı adı ve şifre oluşturularak, bu şifre ile başvuru sahibinin kendisine ait tüm bilgilere (başvuru durumu, sınav sonuçları, belge sorgulama vb.) ulaşabilmesi sağlanır.
Başvurunun tamamlanmasıyla internet sayfası üzerinden Sınav Başvuru Formu (1 nüsha, ıslak imzalı asıl) ile Belge Kullanım Sözleşmesi (2 nüsha ıslak imzalı asıl) indirilerek imzalanır. Söz konusu dokümanların asıl nüshalarına kimlik fotokopisi ve dekont eklenerek, sınav tarihinden en az 10 (on) gün önce KÖY KOOP MYB’ ye kargo yoluyla gönderilir ya da elden teslim edilir.
Elden/kargo ya da posta yoluyla yapılan başvurularda;
Sınav Başvuru Formu (1 nüsha, ıslak imzalı asıl) KÖY KOOP MYB internet adresi (https://www.koykoopmyb.org/) üzerinden indirilerek doldurulur. Sınav Başvuru Formunun ekine, yine internet sayfasından indirilen Belge Kullanım Sözleşmesi (2 nüsha ıslak imzalı asıl) imzalanarak, kimlik fotokopisi ve ödeme dekontu ile birlikte sınav tarihinden en az 10 (on) gün önce KÖY KOOP MYB’ ye elden teslim edilir ya da kargo-posta yoluyla gönderilir.
Tüm başvurularda (online/elden/kargo/posta) sınav başvuru talebi Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından incelenir. İnternet başvuru bilgilerinde ya da gönderilen/teslim edilen dokümanlarda herhangi bir eksik ya da hata varsa Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından başvuru sahibi ile irtibata geçilerek tamamlanması istenir. Eksiklikleri tamamlanan başvuru sahibinin Sınav Başvuru Formunun başvuru onay hanesi Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından imzalanarak onaylanır.
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından başvurunun onaylanmaması durumunda başvuru sahibine e-posta/sms/telefon yoluyla başvuru reddine ilişkin bilgilendirme yapılır. Başvuru sürecinde anlatılan ön işlemleri gerçekleştirmeyen başvuru sahiplerinin başvuruları onaylanmaz.
Başvuru süreci tamamlanan ve onaylanan adayların görüldüğü Teorik ve Performans Sınav Aday Listeleri, Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından yazılımdan indirilerek, sınav organizasyonu hakkında adaylara e-posta/sms/telefon yoluyla bilgilendirme yapılır.
Aday, sınav yerine ulaşımını kendisi sağlar.
4.1.2 Kurumsal/Toplu Başvuruların Alınması
KÖY KOOP MYB, yazılım üzerinden dijital olarak kurumsal/toplu genel başvuru ya da açılan sınava başvuru yapılabilir.
Çalışanlarının belgelendirilmesini talep eden müşteri, sınavlar için kendi işletme sahasının/merkezinin kullanılmasını talep edebileceği gibi (Gezici Sınav Birimi), sınavların KÖY KOOP MYB Sınav Merkezinde düzenlenmesini de talep edebilir.
Online Başvurularda;
Açılan sınava kurumsal/toplu başvurular KÖY KOOP MYB internet sayfasında (https://www.koykoopmyb.org/) yer alan Sınav Takvimi sekmesi üzerinden online olarak ya da KÖY KOOP MYB’ ye elden/kargo/posta yoluyla yapılabilir. KÖY KOOP MYB’ ye yapılacak kurumsal/toplu başvuru sürecinde müşteri temsilcisi, KÖY KOOP MYB tarafından kendisine tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapar ve sistemin başvuru için ekran yönlendirmelerini takip eder.
KÖY KOOP MYB internet sitesi üzerinden kurumsal/toplu başvuru işlemi gerçekleştiren işletme ile Gizlilik Sözleşmesi imzalanır. Böylece kişisel verilerin korunmasına ilişkin paylaşılacak olan her türlü bilginin gizliliğini koruma altına alacak hükümler taraflara bildirilir.
Başvurunun tamamlanmasıyla internet sayfası üzerinden Sınav Başvuru Formu (1 nüsha, ıslak imzalı asıl) ile Belge Kullanım Sözleşmesi (2 nüsha ıslak imzalı asıl) indirilerek imzalanır. Söz konusu dokümanların asıl nüshalarına kimlik fotokopisi ve dekont eklenerek, sınav tarihinden en az 10 (on) gün önce KÖY KOOP MYB’ ye kargo yoluyla gönderilir ya da elden teslim edilir.
Sınav Merkezinde gerçekleştirilecek sınavlarda;
Genel ya da açılan sınava yapılan başvuru süreci, KÖY KOOP MYB Sınav Merkezinde gerçekleştirilmesi talep edilen sınavların başvuru süreci 4.1.1. Bireysel Başvuruların Alınması başlığı altında anlatıldığı üzere gerçekleştirilir.
Gezici Sınav Biriminde gerçekleştirilecek sınavlarda;
Çalışanını belgelendirme talebinde bulunan müşteri, sınavı talep edilen Ulusal Yeterlilik/Birimi, aday sayısı, kurum/kuruluş/fabrikaya ait bilgileri (lokasyon/sektör) e-posta göndererek (https://www.koykoopmyb.org/) KÖY KOOP MYB’ ye genel başvuruda bulunabilir.
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu ön başvuruyu incelemesinin ardından (talep edilen sınav kapsamı KÖY KOOP MYB yetkilendirildiği alanlarla ilgili olması durumu, başvuru sayısı vb. hususları) müşteri ile irtibata geçerek, başvuru işlemlerinin 4.1.1. Bireysel Başvuruların Alınması maddesinde anlatıldığı şekliyle gerçekleştirilmesine ilişkin bilgilendirmede bulunur.
Bilgilendirmenin ardından müşteriye müşterinin ve KÖY KOOP MYB yükümlülüklerinin tanımlandığı Sınav ve Belgelendirme Hizmet Sözleşmesini, sınav alanlarının yeterliliğinin denetlendiği Teorik ve Performans Sınav Alanı Uygunluk Kontrol Formları e-posta yoluyla gönderir. Belgelendirme Kılavuzunun KÖY KOOP MYB internet sitesinden (https://www.koykoopmyb.org/) indirilebileceğinin bilgisi verilir, kılavuzun müşteri tarafından incelenmesi istenir.
Ardından Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından
Aday Başvuru Dosyasını oluşturmak üzere;
Ø Sınav Başvuru Formu (1 nüsha ıslak imzalı asıl),
Ø Belge Kullanım Sözleşmesi (2 nüsha ıslak imzalı asıl),
Ø Sınav ücretlerinin yatırıldığını gösterir dekont,
Ø Aday kimlik fotokopisi,
Müşteri Başvuru Dosyasını oluşturmak üzere;
Ø Sınav ve Belgelendirme Hizmet Sözleşmesi (2 nüsha ıslak imzalı asıl),
Ø (Teorik ve Performans) Sınav Yeri Uygunluk Kontrol Formları (1 nüsha ıslak imzalı),
Ø Sınav merkezinin dışarıdan görünümüne ilişkin en az 1 en fazla 3 fotoğraf,
Ø Teorik sınav alanı/alanlarının sınırları belirlenmiş ve sınav düzenlemeye elverişli olduğunu gösterir en az 3 en fazla 5 fotoğraf,
Ø Performans sınav alanı/alanlarının sınırları belirlenmiş ve sınav düzenlemeye elverişli olduğunu gösterir en az 3 en fazla 5 fotoğraf
kargo/posta yoluyla ya da elden teslim yoluyla müşteriden talep edilir.
Başvuru sahiplerine ait genel bilgilerin yer aldığı (adı, soyadı, T.C. Kimlik numarası, doğum yeri doğum tarihi, adresi, telefon numarası, e-posta adresi vb.) Aday Bildirim Formu e-posta yoluyla müşteriden ayrıca talep edilir.
Aday Başvuru Dosyasında ya da Müşteri Başvuru Dosyasında herhangi bir eksik ya da hata varsa Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından müşteri ile irtibata geçilerek tamamlanması istenir. Eksikleri tamamlanan Sınav Başvuru Formlarının ilgili alanları Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından imzalanarak onaylanır.
Sınavların gerçekleştirileceği tarih(ler), Sınav ve Belgelendirme Hizmet Sözleşmesinin imzalanmasının ardından müşteri ile karşılıklı görüşülerek kararlaştırılır. Başvuru hakkında tüm başvuru sahiplerinin bilgilendirilmesi, şartları okuyup anlaması konusunda sorumluluğun, Gezici Sınav Birimine ve yetkililerine ait olduğu KÖY KOOP MYB internet sayfasından ilan edilmiştir.
Başvurusu yapılan kişi sayısının 5’ ten (beş) az olması durumunda, Gezici Sınav Biriminde sınav gerçekleştirilmez. Söz konusu kişiler KÖY KOOP MYB planladığı başka bir sınav organizasyonuna dahil edilirler.
4.1.3. Başvuruda Engelli veya İtina Gösterilmesi Gereken Adaylar
Engelli ya da itina gösterilmesi gereken ya da özel durumu olan adaylar, Sınav Başvuru Formunda engellilik durumunu ya da özel durumunu açıklayarak belirtmelidir.
Adayın engel durumu, başvuruda bulunulan yeterliliğin kapsamına uygun bulunmaması halinde başvuru reddedilir ya da KÖY KOOP MYB tarafından adaydan rapor göndermesi talep edilebilir. Adayın engel durumunun sınava girebilecek düzeyde olması durumunda KÖY KOOP MYB tarafından gerekli tüm önlemler alınarak, tarafsızlık ve gizlilik ilkeleri zedelenmeden sınavlar gerçekleştirilir.
Okuma yazma bilmeyen adaylar ve görme engelli adaylar için soruları okuyacak bir Sınav Gözetmeni görevlendirilir. Bu adayların sınavları diğer adaylardan ayrı ve tek tek gerçekleştirilir. Soruları okuyan kişi soruları yüksek sesle ve yüzü kameraya dönük olacak şekilde okur.
Türkçe bilmeyen adaylar için ilgili ulusal yeterlilikler, soru kitapçıkları, performans sınavı beceri ve yetkinlik yoklama formları ve adayın ihtiyaç duyacağı diğer sınav dokümanları yeminli tercüman tarafından tercüme edilir. İlgili ulusal yeterliliğin değerlendiricinin adaya soru sormasını gerektirdiği hallerde sınav esnasında yeminli tercüman bulundurulur.
İşitme engelli adayların sınavları yeminli işaret dili tercümanları aracılığıyla gerçekleştirilir.
Adayın özel durumunu ya da engel durumunu belirtmemesi durumunda, sınav günü sınav organizasyonunda gerekli tedbirlerin alınamamasına bağlı olarak KÖY KOOP MYB adayın sınavını gerçekleştirmez.
4.2. Sınav Organizasyonu
Genel başvurularda, KÖY KOOP MYB’ ye gelen başvuruların yoğunlukta olduğu tarih aralığı için sınav planlaması yapılır. Sınavların Sınav Merkezi’nde düzenlenmesi halinde, sınav tarihleri KÖY KOOP MYB tarafından kararlaştırılır. Sınavların Gezici Sınav Biriminde gerçekleştirilmesi halinde, sınav tarih(ler)i, Sınav ve Belgelendirme Hizmet Sözleşmesinin imzalanmasının ardından müşteri ile karşılıklı görüşülerek kararlaştırılır.
Sınavlar KÖY KOOP MYB internet sayfası (https://www.koykoopmyb.org/) üzerinden ilan edilir ve sınava katılacak olan adaylara ya da toplu başvuruda bulunan yetkiliye e-posta/sms/telefon yoluyla bilgilendirme yapılır.
4.2.1. Sınav Alanlarının Uygunluklarının Kontrol Edilmesi
Sınav Merkezinde gerçekleştirilecek sınavlarda;
Sınavın gerçekleştirileceği sahada sınavların başlama gününden en az 1 (bir) hafta öncesine kadar mümkünse Karar Verici mümkün değilse uygun olan bir Sınav Yapıcı tarafından; KÖY KOOP MYB Kalite Yönetim Temsilcisi ya da Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu ile birlikte fabrika/işletme/tesis ziyaret edilir. Teorik ve Performans Sınav Alanı Uygunluk Kontrol Formları ile sınav yeri uygunluk değerlendirmesi yapılır ve kaydedilir.
Sınav Başvuru Formunda Sınav Yapıcının veya Sınav Gözetmeninin desteğine ihtiyacı olduğunu belirten adayın durumu, KÖY KOOP MYB tarafından değerlendirilir. Bu bağlamda söz konusu adayın özel durumunun ve/veya fiziksel engelinin sınavlarda kendisine dezavantaj oluşturmaması için sınav alanlarında yapılacak düzenlemeler ayrıca belirlenir.
Gezici Sınav Biriminde gerçekleştirilecek sınavlarda;
KÖY KOOP MYB tarafından, müşteriden teknik bir çalışanını yetkilendirmesi talep edilir. Söz konusu Sınav Yeri Yetkilisi nezaretinde; sınav alanı sınavların başlama gününden en az 1 (bir) hafta öncesine kadar mümkünse Karar Verici mümkün değilse uygun olan bir Sınav Yapıcı tarafından; KÖY KOOP MYB Kalite Yönetim Temsilcisi ya da Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu ile birlikte fabrika/işletme/tesis ziyaret edilir.
Sınav sırasında kullanılacak sınav alanları, sarf malzemeleri, ekipman ve diğer aletler müşteri tarafından ilgili standartlara uygun olarak sağlanır ve uygunluk KÖY KOOP MYB’ ye Teorik ve Performans Sınav Alanı Uygunluk Kontrol Formları ile yazılı olarak bildirilir. Sınavlar sırasında kullanılacak tüm teçhizatın kalibre edilmiş olmaları garanti edilir.
Yapılan değerlendirmenin ardından KÖY KOOP MYB tarafından varsa eksikliklerin giderilmesi istenir.
Kayıt oluşması halinde elde edilen kayıtlar müşteri başvuru dosyasına eklenir. Sınav esnasında ilgili belgelendirme standardının gereklerine uygunluğun sağlanması için KÖY KOOP MYB tarafından istenebilecek ilave gereksinimlerin ayrıca karşılanmasının gerektiği Sınav Yeri Yetkilisine bildirilir. Hizmete ilişkin KÖY KOOP MYB’ nin ve Gezici Sınav Biriminin yükümlülükleri Sınav ve Belgelendirme Hizmet Sözleşmesi ile dokümante edilmiştir.
Bulunan eksikliklerin sınav gününe/saatine kadar giderilemeyeceğine kanaat getirilmesi durumunda sınav uygulama alanının değiştirilmesi, sınavın ertelenmesi ya da iptal edilmesi gerektiği Sınav Yapıcı tarafından Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu’na iletilir.
KÖY KOOP MYB Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından müşteri ile irtibata geçerek, karşılıklı mutabakata varılmasıyla, sınavlar farklı bir sınav merkezinde gerçekleştirilebileceği gibi eksikliklerin giderilmesine kadar ertelenebilir ya da iptal edilebilir. Bu durum KÖY KOOP MYB tarafından MYK Dosya Sorumlusuna iletilir ve MYK portal üzerinden gerekli bildirimler yapılır. Eksiklik yok ise KÖY KOOP MYB Genel Müdürü konu hakkında bilgilendirilir ve sınavların açılması için gerekli hazırlıklar başlatılır.
Sınav Başvuru Formunda Sınav Yapıcının desteğine ihtiyacı olduğunu belirten adayın durumu KÖY KOOP MYB tarafından değerlendirilir. Bu bağlamda söz konusu adayın özel durumunun ve/veya fiziksel engelinin sınavlarda kendisine dezavantaj oluşturmaması için sınav alanlarında yapılacak düzenlemeler ayrıca belirlenir.
4.2.2. Sınav Yapıcıların ve Sınav Gözetmenlerinin Belirlenmesi
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu, sınav yeri ve tarihi belirlendikten sonra Sınav Yapıcılar ve Sınav Gözetmenleri arasından sınav lokasyonuna yakınlığına göre uygun olanları belirler.
Aday sayısının 36’nın altında olduğu teorik sınavlar için (36 dahil) tek bir Sınav Yapıcı görevlendirilir. Tek seferde sınava alınacak aday sayısının 36’dan fazla 72’den az olduğu durumlarda (72 dahil) Sınav Yapıcıya ilave olarak bir Sınav Yapıcı veya bir Sınav Gözetmeni daha görevlendirilir. Aday sayısının 72’den fazla olduğu durumlarda ise Sınav Yapıcı ve Sınav Gözetmeni sayısı orantılı olarak artırılır.
Performansa dayalı sınavlarda, ulusal yeterliliklerde tanımlanan başarım ölçütlerinin, beceri ve yetkinlik ifadelerinin sınav süreci boyunca Sınav Yapıcı tarafından ayrıntılı takip edilmesi, sınav esnasında Sınav Yapıcının adaya iş emirleri ile sorularını iletmesi veya adayın bulgularını sözlü olarak ifade etmesi gerekmektedir. Bu nedenle 1 (bir) Sınav Yapıcı sadece 1 (bir) adayı değerlendirir.
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu, belirlediği Sınav Yapıcılar ve/veya Sınav Gözetmenleri ile KÖY KOOP MYB Genel Müdür’ nün onayını aldıktan sonra irtibata geçerek, sınav planlaması için uygun olup olmadıklarının, sınavlara gönderilecekleri kurum/kuruluş/fabrika ile aralarında herhangi bir ilişki olmadığının sözlü teyidini alır.
Sınav Yapıcıların ve/veya Sınav Gözetmenlerinin sınav planını kabul etmeleriyle birlikte, kendilerine sınav organizasyon bilgilerini içeren e-posta Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından iletilerek yazılı olarak sınava katılacağını beyan etmesi talep edilir.
Gelen e-postayla Sınav Yapıcı ve/veya Sınav Gözetmeni ilgili sınav programına atanır.
Görevlendirilen Sınav Yapıcılara ve/veya Sınav Gözetmenlerine görev tebligatı sınav tarihinden en az 10 (on) iş günü içinde en seri iletişim araçlarıyla tebliğ edilir. Görevlendirilmeleri yapılan Sınav Yapıcılardan/Sınav Gözetmenlerinden mazeret beyan edenlerin (söz konusu mazeretin en geç sınav tarihine 3 (üç) gün kala bildirilmesi gerekir) yerine yenileri görevlendirilir. Yeni görevlendirilmiş bulunanlara görevlendirilmeleri en seri iletişim araçları ile tebliğ edilir.
4.2.3. Sınav Programının Oluşturulması ve MYK’ya Bildirim
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu, sınav programlarında; hangi ulusal yeterliliklerden sınav yapılacağını, yeterliliklerin seviyesini, revizyon numarasını, birimleri, teorik ve uygulama sınavlarının yerini, sınavların tarihini ve saatini, sınav programının kaç gün süreceğini (Tek Sınav ID’si ile en fazla 5 gün sınav yapılabilir), sınavda görev alacak sınav yapıcıları, sınava katılacak aday bilgilerini (TC kimlik no, e-posta adresi, telefon numarası, IBAN No, doğum tarihi, eğitim durumu, çalıştığı kurum vb.) ve gerekli diğer bilgileri içeren sınav programını sınav saatine en geç 48 (kırk sekiz) saat kalana kadar MYK Portal’ a yükler.
Sınav programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri ise sınav öncesine kadar elektronik ortamda MYK’ya bildirilir.
Aday Bildirim Formu ile birlikte MYK portala:
· Teorik ve Performans Sınav Alanı Uygunluk Kontrol Formlarını,
· Sınav ve Belgelendirme Hizmet Sözleşmesi
· Sınav merkezinin dışarıdan görünümüne ilişkin en az 1 en fazla 3 fotoğraf
· Teorik sınav alanı/alanlarının sınırları belirlenmiş ve sınav düzenlemeye elverişli olduğunu gösterir en az 3 en fazla 5 fotoğraf
· Performans sınav alanı/alanlarının sınırları belirlenmiş ve sınav düzenlemeye elverişli olduğunu gösterir en az 3 en fazla 5 fotoğraf yüklenir.
Sınava ilişkin KÖY KOOP MYB’ den kaynaklanmayan mücbir sebepler (sınavın yapılmasına engel olacak ağır kaza, epidemik veya pandemik hastalık, tutukluluk durumları ile yangın, yer sarsıntısı, su basması vb. afetler) nedeniyle değişiklik oluştuğunda, sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi halinde sınav KÖY KOOP MYB tarafından iptal edilir ve bu durum Sınav Tutanağı ile kayıt altına alınarak MYK’ya bildirilir.
KÖY KOOP MYB’ den kaynaklanmayan sebeplerle sınava ilişkin meydana gelen her türlü değişiklik aynı gün içerisinde MYK’ya bildirilir. KÖY KOOP MYB, değişikliklere ilişkin kayıt, kanıt ve gerekçeyi ise 48 (kırk sekiz) saat içerisinde MYK’ya iletir. Aday Bildirim Formunda adı yer almasına rağmen, istifa, rapor, yıllık izin vb. nedenlerle sınava girmeyeceğini KÖY KOOP MYB’ ye bildiren adayın, sınavdan kaydı silinir. Bu işlem sınav anına kadar gerçekleştirilebilir.
MYK’ya bildirilen Aday Bildirim Formunda yer almayan hiçbir aday, sınavlara alınmaz.
4.2.4. Sınav Hazırlığının Yapılması
MYK tarafından Sınav Programının onaylanmasının ardından Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından, Sınav Yapıcılara ve/veya Sınav Gözetmenine teslim edilmek üzere, Sınav Oturum Paketi, Yedek Oturum Paketi ve Sınav Doküman Paketi hazırlanır.
Sınav Oturum Paketinde yer almak üzere:
· Aday Sınav Kitapçıklarını,
· Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formu
· Performans Sınavı İş Emri Formlarını
· Cevap Anahtarları,
sınav oturumuna/sınav türüne göre ayrı olacak şekilde teorik sınav evrakını (kitapçık ve cevap anahtarlarını) bir güvenlikli poşetin/kaşeli zarfın; performans sınavı evrakını ise her aday için ayrı bir güvenlikli poşetin/kaşeli zarfın içine koyar.
Yedek Oturum Paketinde yer almak üzere:
· Yedek Sınav Kitapçıklarını,
· Yedek Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formlarını,
· Yedek İş Emri Formlarını
· Yedek Cevap Anahtarlarını
aday sayısı, adayların gireceği yeterlilik, sınav türü vb. hususları kontrol ederek, aday sayısının %5’i kadar fazla olacak şekilde çoğaltır ve bir güvenlikli poşetin/kaşeli zarfın içine koyar.
Sınav Doküman Paketinde yer almak üzere:
• Teorik Sınav için Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formunu,
• Performans Sınavı için Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formunu,
• Sınav Tutanağını,
• Aday Memnuniyet Anketini,
• Teorik Sınav Aday Listesini,
· Performans Sınav Aday Listesini,
• Sınav Yapma Talimatını,
• İtiraz Başvuru ve Değerlendirme Formunu,
• Şikayet Başvuru ve Değerlendirme Formunu,
• Kullanılmamış güvenlikli poşet/zarfı
çoğaltır.
Aday Sınav Kitapçıklarının ve Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formu ile Performans Sınavı İş Emir Formlarının nihai kontrolü Karar Verici tarafından yapılır. Karar Verici tarafından kontrolü yapılan dokümanlarla birlikte iki paketi de oluştururken koyduğu doküman ve evrakı, Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu Doküman Teslim Tutanağına kaydederek imzalar.
Paketlerin dışında yer almak üzere;
· Doküman Teslim Tutanağını,
· Teorik ve Performans Sınav Kurallarını
· Teorik ve Performans Sınav Alanı Uygunluk Kontrol Formları,
· Teorik ve Performans Sınavı Kamera Kaydını Başlatma ve Bitirme Metni
· Sınav Yeri Bilgilendirme Formunu,
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu Sınav Yapıcıya teslim etmek üzere hazırlar. Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu söz konusu dokümanların yanı sıra;
• Sınav alanında kullanılmak üzere KÖY KOOP MYB/MYK/TÜRKAK tanıtım görsellerini, sınav alanı uyarıları, giriş/çıkış uyarılarını, şerit/levha/kırlangıç/roll up vb. materyalleri
• Sınavları kayıt altına almak üzere kamera ve kameraya kullanılacak alet/ekipman vb. malzemeleri
• Aday ve Sınav Yapıcıların tanınmasını sağlamak amacıyla yaka kartlarını/etiketlerini vb.
hazırlar. Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu Sınav Yapıcıya veya Sınav Gözetmenine teslim ettiği tüm materyalleri Sınav Yapıcının/Sınav Gözetmeninin de imzasını alarak Doküman Teslim Tutanağı ile kayıt altına almış olur.
Sınav öncesi iç doğrulaması yapılacak olan sınavlarda; aday başvuru sürecinin doğru ve tam olarak işletildiği, Teorik ve Performans Sınav Alanı Uygunluk Kontrol Formlarına göre sınav alanının ve sınavda kullanılacak alet, ekipmanların kontrolünün tam yapıldığı; Teorik Sınav Aday Listesinin, Performans Sınav Aday Listesinin, Sınav Tutanağının, Aday Sınav Kitapçıklarının, Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formu ile Performans Sınavı İş Emir Formlarının ve yapılan diğer hazırlıkların belgelendirme kapsamı dahilinde yer alan ulusal yeterlilikler ile olan uygunluğu İç Doğrulayıcı tarafından kontrol edilir. Sınav ile söz konusu düzenlemelerin yeterli ve doğru olduğunun kontrolü İç Doğrulama Prosedüründe dokümante edildiği üzere ilgili formlarla gerçekleştirilir.
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu Sınav Paketleri ile diğer materyal ve malzemeleri sınav alanına kargo ile gönderir ya da elden teslim eder. Söz konusu sürecin güvenliği Tarafsızlığın Yönetimi Prosedüründe anlatıldığı üzere gerçekleştirilir.
4.3. Teorik ve Performansa Dayalı Sınavların Gerçekleştirilmesi
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından 4.2.4. maddesinde anlatılan sınav paketleri Sınav Yapıcıya ve/veya Sınav Gözetmenine elden teslim eder ya da kargo/posta yoluyla gönderir. Sınav Yapıcı ve/veya Sınav Gözetmeni Doküman Teslim Tutanağını alarak, Sınav Oturum Paketi dışındaki tüm dokümanları tutanağa göre kontrol eder ve tutanağı imzalar.
Sınav günü Sınav Yapıcı ve/veya Sınav Gözetmeni Teorik Sınav Aday Listesi/Performans Sınav Aday Listesinden, herhangi bir adayla arasında çıkar çatışması/husumet vb. sınavın tarafsızlığını, eşitliğini ve güvenirliliğini zedeleyebilecek bir ilişkisinin olup, olmadığını kontrol eder.
KÖY KOOP MYB tarafından, mücbir sebep bulunmadıkça adayların sınavlara alınmaları esastır. Herhangi bir aday ile Sınav Yapıcı arasında mali ve ticari ya da menfaat ve akrabalık ilişkisinin bulunması durumunda ise, Sınav Yapıcı tarafından diğer adayların önünde yüksek sesle adayın adı ve soyadı söylenerek, aralarındaki ilişki deklare edilir ve adayın sınava devam ettirilmesi sağlanır.
Aday, Sınav Yapıcı ve/veya Sınav Gözetmeni ile arasında sınavın tarafsızlığını zedeleyecek bir durumun olması halinde Sınav Yapıcıyı ve/veya Sınav Gözetmenini reddetme ve müteakip sınava katılmayı talep etme hakkına sahiptir. Söz konusu husus Sınav Yapma Talimatı, Teorik/ Performans Sınavında Uyulması Gereken Kurallarda ve Aday Sınav Kitapçıkları üzerinde dokümante edilmiştir.
Bir çıkar ilişkisinin ya da sınavın tarafsızlığını zedeleyecek durumun bulunmaması halinde Teorik Sınav Aday Listesi/Performans Sınav Aday Listesinin ilgili bölümleri Sınav Yapıcı ve/veya Sınav Gözetmeni tarafından doldurularak imzalanır.
Sınav Yapıcı ve/veya Sınav Gözetmeni tarafından, aralarında bir ilişkinin bulunduğu deklare edilen bir adayın bulunması halinde, söz konusu olayın gerçekleştiği sınav Karar Verici tarafından baştan sona izlenir ve incelenir.
Adaylar önce teorik sınava ya da performans sınavlarına girebilirler. Sınav Merkezinde düzenlenen sınavlarda önce hangi tür sınavın düzenleneceğine KÖY KOOP MYB tarafından, Gezici Sınav Birimlerinde düzenlenen sınavlarda öncelikle hangi tür sınavların düzenleneceğine kuruluş yetkilisi ile birlikte müştereken karar verilir. Sınavlara devam etmek için teorik ya da performans sınavlarının birinden başarılı olmak şartı bulunmamaktadır. Teorik sınavlardan başarısız olan adaylar performans sınavlarına; performans sınavlarından başarısız olan adaylar teorik sınavlara devam ettirilirler.
Sınava girmeyen aday kaldı sayılır. Sağlık vb. nedenlerle sınava girmeme sebebini resmi olarak belgeleyen aday, bir sonraki sınav döneminde ücretsiz olarak sınava alınır. Teorik/Performans Aday Listesinde adı yer almasına rağmen, istifa, rapor, yıllık izin vb. nedenlerle sınava girmeyeceğini KÖY KOOP MYB’ ye bildiren adayın, sınavdan kaydı silinir. Bu işlem sınav başlangıç saatine kadar gerçekleştirilebilir.
Teorik ve performansa dayalı sınav uygulamaları boyunca, görüntülü kayıtlarda rahatça tanınmalarını sağlamak amacıyla adaylar, Sınav Yapıcılar ve/veya Sınav Gözetmenleri varsa İç Doğrulayıcı yaka kartı/etiketi kullanır.
4.3.1. Teorik Sınav Uygulamaları
Sınav Merkezinde ve Gezici Sınav Biriminde gerçekleştirilecek sınavlarda;
Sınav başlamadan en az 1 (bir) saat önce Sınav Yapıcı, Teorik Sınav Yeri Uygunluk Kontrol Formu ile sınav alanının kontrolü gerçekleştirilir. Sınav Yapıcı, sınav alanı uygunluk değerlendirmesi sonucu teorik sınav alanında eksiklik tespit ederse bu eksikliğin müşterinin görevlendirdiği teknik yetkili personel ya da KÖY KOOP MYB vasıtasıyla giderir/giderilmesini sağlar.
Bulunan eksikliklerin sınav saatine kadar giderilemeyeceğine kanaat getirilmesi durumunda sınavın ertelenmesi ya da iptal edilmesi gerektiği KÖY KOOP MYB Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu’ na iletilir. Durum Sınav Tutanağı ile kayıt altına alınır.
Sınava ilişkin KÖY KOOP MYB’ den kaynaklanmayan mücbir sebepler (sınavın yapılmasına engel olacak ağır kaza, epidemik veya pandemik hastalık, tutukluluk durumları ile yangın, yer sarsıntısı, su basması vb. afetler) nedeniyle değişiklik oluştuğunda, sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi halinde KÖY KOOP MYB tarafından sınav uygulama alanı değiştirilir (il değişikliği vb.) ya da sınav iptal edilir ve bu durum Sınav Tutanağı ile kayıt altına alınarak MYK’ya bildirilir.
Sınav organizasyonunda;
· Aday bildirimine ilişkin değişikliklerin sınav saatine kadar,
· Sınav ili değişikliğinin sınavdan 1 gün öncesine kadar,
· Sınav iptalinin ise sınavdan 1 saat öncesine kadar
yapılabilmektedir.
Bu değişiklikler için MYK portal’a talep girilmez. KÖY KOOP MYB tarafından yapılan organizasyonda bir hata olmaması fakat mücbir sebeplerin oluşması nedeniyle sınava ilişkin meydana gelen her türlü değişiklik ise aynı gün içerisinde MYK’ya bildirilir. Sınav organizasyonu ile ilgili tüm değişiklikler MYK Dosya Sorumlusu ile görüşüldükten sonra öncelikle MYK Web Portal’a kaydedilir.
Sınav Yapıcı MYK’ya bildirilen sınav saatinden yarım saat önce adayları sınav alanına alır. Aynı Ulusal Yeterliliğin sınavının yapılması durumunda adayların birbirlerini göremeyecekleri şekilde en az 1.5 metre mesafeli olarak (Pandemi döneminde MYK tarafından yayınlanan ‘’Yetkilendirilmiş Belgelendirme Kuruluşlarınca Gerçekleştirilecek Faaliyetlerde Yeni Tip Koronavirüs İle Mücadelede Alınacak Tedbirler’’ rehberine göre bu oturma düzeni 0.5 metre iken 1.5 metre mesafe olacak şekilde düzenlenmiştir) oturmaları sağlanır.
Teorik Sınav İçin Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formuna göre yeterliliğin ismi, sınav ID’si, sınav tarihi söylenerek, Sınav Yapıcının, Sınav Gözetmeninin varsa İç Doğrulayıcının kendisini tanıtmasıyla sınav başlatılır.
Teorik Sınav Aday Listesine göre, adayların kimlikleri kontrol edilir ve listenin adaylar tarafından imzalanması sağlanır.
Şahit iç doğrulaması yapılacak olan sınavlarda İç Doğrulayıcı, Sınav Yapıcının değerlendirmesine herhangi bir müdahalede bulunmadan ve sınavın seyrini bozmadan doğrulama faaliyetini gerçekleştirir. Sınav Yapıcının değerlendirmesinin tarafsızlığını bozmadan görevini yerine getirir. Sınav ile söz konusu düzenlemelerin yeterli ve doğru olduğunun kontrolü İç Doğrulama Prosedüründe dokümante edildiği üzere ilgili formlarla gerçekleştirilir.
Adaylara farklılaştırılmış Sınav Kitapçıkları dağıtılır. Kitapçıkların üzerinde de yer alan Sınav Kuralları yüksek sesle ve anlaşılır bir şekilde okunur. Soru sormak isteyen aday olması durumunda, yüksek sesle ve herkesin duyabileceği şekilde sorunun sorulması istenir. Adayın sorusu, tüm adayların duyabileceği şekilde cevapladıktan sonra adaylardan kitapçıklarını hızlıca sayfa numarasına göre kontrol etmeleri talep edilir. Kitapçığın ön ve arka sayfası ile Cevap Formunu adayın doldurması ve imzalaması gereken alanlar için hatırlatma yapılır.
Sınavın, tüm adaylar için eşit, tarafsızlığın korunarak, kimseye ayrıcalık tanımadan gerçekleştirilmesi sağlanır. Sınav boyunca birbiriyle konuşan, kopya teşebbüsünde bulunan adayın/adayların, diğer adayların dikkatini dağıtmamak amacıyla sınavları sonlandırılarak, Sınav Tutanağına kaydedilir.
Sınav süresinin sona ermesiyle birlikte, sınav bitiş saati belirtilerek “Sınav Bitmiştir” şeklinde ikazda bulunulur. Sınav Yapıcı tarafından Sınav Kitapçıkları toplanır. Sınav Kitapçıklarının ekine teslim alınan tüm evrak, doküman ve materyal eklenerek, Tarafsızlığın Yönetimi Prosedürüne göre gizlilik ve güvenlik sağlanır. Sınav evrakının varsa Sınav Gözetmenine teslim edilmesinin kayda alınmasının ardından kamera kapatılır. Doküman Teslim Tutanağının teslim eden alanının imzalanmasıyla, tüm doküman ve materyaller Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu’ na elden teslim edilir ya da kargo/posta yoluyla gönderilir.
4.3.1. maddesinde anlatılan tüm süreç Sınav Yapma Talimatı ile ayrıca dokümante edilmiştir.
4.3.2. Performansa Dayalı Sınav Uygulamaları
Sınav Merkezinde ve Gezici Sınav Biriminde gerçekleştirilecek sınavlarda;
Sınav başlamadan en az 1 (bir) saat önce, Performans Sınav Alanı Uygunluk Kontrol Formu ile sınav alanının kontrolü gerçekleştirilir. Sınav Yapıcı, sınav alanı uygunluk değerlendirmesi sonucu performans sınav alanında eksiklik tespit ederse, bu eksikliğin müşterinin görevlendirdiği teknik yetkili personel ya da KÖY KOOP MYB vasıtasıyla giderir/giderilmesini sağlar.
Bulunan eksikliklerin sınav saatine kadar giderilemeyeceğine kanaat getirilmesi durumunda sınav uygulama alanının değiştirilmesi (il değişikliği vb.), sınavın ertelenmesi ya da iptal edilmesi gerektiği KÖY KOOP MYB Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu’ na iletilir. Durum Sınav Tutanağı ile kayıt altına alınır.
Sınava ilişkin KÖY KOOP MYB’ den kaynaklanmayan mücbir sebepler (sınavın yapılmasına engel olacak ağır kaza, ağır hastalık, tutukluluk durumları ile yangın, yer sarsıntısı, su basması vb. afetler) nedeniyle değişiklik oluştuğunda, sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi halinde sınav KÖY KOOP MYB tarafından iptal edilir ve bu durum Sınav Tutanağı ile kayıt altına alınarak MYK’ya bildirilir.
Sınav organizasyonunda;
· Aday bildirimine ilişkin değişikliklerin sınav saatine kadar,
· Sınav ili değişikliğinin sınavdan 1 (bir) gün öncesine kadar,
· Sınav iptalinin ise sınavdan 1 (bir) saat öncesine kadar,
yapılabilmektedir. Bu değişiklikler için MYK portal’a talep girilmez.
KÖY KOOP MYB tarafından yapılan organizasyonda bir hata olmaması fakat mücbir sebeplerin oluşması nedeniyle sınava ilişkin meydana gelen her türlü değişiklik ise aynı gün içerisinde MYK’ya bildirilir. Sınav organizasyonu ile ilgili tüm değişiklikler MYK Dosya Sorumlusu ile görüşüldükten sonra öncelikle MYK Web Portal’a kaydedilir.
Performansa dayalı sınavlar Sınav Yapma Talimatında belirtilen kriterlere göre gerçekleştirilir.
Şahit iç doğrulaması yapılacak olan sınavlarda İç Doğrulayıcı, Sınav Yapıcının değerlendirmesine herhangi bir müdahalede bulunmadan ve sınavın seyrini bozmadan doğrulama faaliyetini gerçekleştirir. Sınav Yapıcının değerlendirmesinin tarafsızlığını bozmadan görevini yerine getirir. Sınav ile söz konusu düzenlemelerin yeterli ve doğru olduğunun kontrolü İç Doğrulama Prosedüründe dokümante edildiği üzere ilgili formlarla gerçekleştirilir.
• MYK Teorik ve Performans Sınavları için Kamera Kayıt Rehberine göre kamera çalıştırılır ve çalışıp, çalışmadığı kontrol edilir,
• Performans Sınavı için Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formuna göre sırayla yeterliliğin ismi, sınav ID’si, sınav tarihi söylenir, Sınav Yapıcı varsa İç Doğrulayıcı kendini tanıtır.
• Adayın kendisini kameraya karşı tanıtması sağlanır,
• Sınav Yapıcı ile adayın arasında sınavın tarafsızlığını zedeleyecek ilişkisinin bulunması halinde, Sınav Yapıcı tarafından kameraya doğru ve yüksek sesle aralarında bir ilişkinin bulunduğu deklare edilir.
• Ardından Performans Sınav Aday Listesine göre, adayın kimliğini kontrol edilir ve listenin imzalanması sağlanır, sınav kuralları okunur,
• Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formuna göre adayın sınavı gerçekleştirilir,
• Sınav esnasında iş sağlığı ve güvenliği kurallarına aykırı ya da adayın kendisini ve sınav yapıcıları tehlikeye atacak bir davranışta bulunması durumunda sınavı sonlandırılır,
• Sınavı sonlandırılan adaya ilişkin bilgiler Sınav Tutanağına kaydedilir.
• Sınav süresinin sona ermesiyle birlikte, “Sınav Bitmiştir” şeklinde ikazda bulunularak, sınav dokümanı adaydan teslim alınır ve zarfa koyularak kapatılır ardından kamera kapatılır.
• Diğer aday bekleme odasından çağırılır. Adayın sınav yerine ulaşması beklenene kadar Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formu üzerinden bir önceki adayın başarı yüzdesi hesaplanır.
Sınav Yapıcı; Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formu ekine teslim alınan tüm evrak, doküman ve materyal eklenerek, Tarafsızlığın Yönetimi Prosedürüne göre gizlilik ve güvenlik sağlanır. Doküman Teslim Tutanağının teslim eden alanının imzalanmasıyla, tüm doküman ve materyaller Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu’ na elden teslim edilir ya da kargo/posta yoluyla gönderilir.
4.4. Sınav Sonrası İşlemler
4.4.1. Sınav Paketlerinin Teslim Alınması ve Kaydedilmesi
Sınav Yapıcı ve/veya Sınav Gözetmeni tarafından iletilen Sınav Paketleri, sınav evrakı, materyalleri, malzemeleri Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından kontrol edilir. Ardından Doküman Teslim Tutanağının teslim alan kısmı imzalanır.
Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu, her bir aday adına açılmış Aday Belgelendirme Dosyasına sınav dokümanlarını da ekler ve Aday Belgelendirme Dosyasının kapağında bulunan, Aday Dosyası Kontrol Listesindeki evraka göre kontrol ederek imzalar. Aynı şekilde her bir sınav için açılmış Sınav Dosyasına da ilgili dokümanları ekler ve dosyanın kapağında bulunan Sınav Dosyası Kontrol Listesindeki evraka göre kontrol ederek imzalar.
KÖY KOOP MYB portala teorik ve performans sınavlarında adayların verdiği cevapları kaydeder. Kaydın tamamlanmasının ardından, portal üzerinden Teorik Sınav Sonuç Listesi, Performans Sınav Sonuç Listesi ve Belge Karar Formunu indirerek, performans sınavı evrakı ile birlikte Aday Belgelendirme Dosyasına ekler.
Ardından, Aday Belgelendirme Dosyasını ve Sınav Dosyasını incelenmesi ve belgelendirme kararının verilmesi için Karar Vericiye teslim eder.
4.4.2. Sınavların Değerlendirilmesi
Teorik ve performans sınavlarında başarı kriterleri, başarı yüzdeleri Ulusal Yeterliliklerde belirtildiği şekilde Belgelendirme Kılavuzunda dokümante edilmiştir. Teorik ve performans sınavlarının değerlendirilmesi aşamasında, söz konusu kılavuz baz alınır. Teorik sınavlar Cevap Formuna göre Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından kontrol edilerek başarı yüzdesi hesaplanır. Performansa Dayalı Sınavlar ise Sınav Yapıcılar tarafından Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formu üzerinden değerlendirilir. Söz konusu sınav sonuçları Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu tarafından KÖY KOOP MYB portala kaydedilir.
4.4.3. Belgelendirme Kararı
Karar Verici; yetki kapsamındaki Ulusal Yeterlilikler ile Görev Tanımındaki şartları karşılayan ve konusunda uzman personel olarak KÖY KOOP MYB tarafından atanan kişidir, belgelendirmeye ilişkin karar merciidir. Belgelendirme kararını veren Karar Verici, adayın sınavında görev alamaz. Karar Vericinin sahip olması gereken nitelik ve özellikler Karar Verici Görev Tanımı ile dokümante edilmiştir.
Karar Verici belgelendirme kararını, kendisine sunulan Sınav Sonuç Listelerini, Sınav Tutanağını, sınav kamera kayıtlarını ve adayın dosyasında yer alan ilgili evrakı inceleyerek verir.
Kamera kayıtlarının incelenmesi adımında, Karar Verici en düşük ve en yüksek not alan adayların kamera kaydının tamamını incelerken, diğerlerini keserek ve göz atarak inceler.
Belgelendirmeye ilişkin karar için Karar Verici, Belge Karar Formunun ilgili hanelerini işaretleyip imzaladıktan sonra, aday dosyalarını Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu’ na teslim eder.
Performans Sınavı Beceri ve Yetkinlik Yoklama Formu üzerinde puan toplama hatası varsa ve bu hata matematiksel bir işlemden kaynaklanıyorsa, puan toplama hesabında yapılan hatalar tutanak altına alınarak Karar Verici tarafından düzeltilir. Karar Verici, ölçme ve değerlendirme sürecinde belirgin bir hata var ise nihai kararı verir, şüpheli durumlarda ise farklı sınav yapıcılardan bir komisyon kurarak kamera kaydı üzerinden değerlendirilmesini ister.
Komisyonun değerlendirmesi neticesinde sınav yapıcının hata yaptığı kesinleşirse karar verici tarafından bahse konu sınav yapıcıya yanlış değerlendirmesine yönelik uyarı maili iletilir. Hata yaptığı düşünülen adımlar için iç eğitim düzenlerek aynı uygunlunsuzluğun tekrar etmemesi sağlanır. Söz konusu eğitimden sonra ilgili sınav yapıcının ilk sınavı karar verici tarafından baştan sona kadar izlenerek yeniden değerlendirilir.
Sınav sonuçlarına ilişkin bilgiler Aday Bildirim Formu ile MYK’ya iletilir. Sınav sonuçları sınav tarihinden sonra en geç 10 (on) gün içerisinde bildirilirken; belge kararı ise, sınav sonuçlarının duyurulmasından sonra geçen 10 (on) gün içinde MYK’ya bildirilir. Belge ücreti tahsil edildikten sonra MYK’ya iletilen bilgiler esas alınarak, MYK tarafından başarılı olan adaylara Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir. Düzenlenen Mesleki Yeterlilik Belgesi adaya iletilmek üzere KÖY KOOP MYB’ ye gönderilir. Belgeler, o mesleğin Ulusal Yeterliliğinde belirlenen süreler içerisinde geçerli olur.
Sınavlardan başarılı olarak Mesleki Yeterlilik Belgesi almaya hak kazanan adayların Belgeleri, daha önce imzalanarak 2 asıl nüsha şeklinde KÖY KOOP MYB’ ye kargolanan Belge Kullanım Sözleşmelerinin KÖY KOOP MYB Genel Müdür tarafından imzalanmış bir asıl nüshası ile birlikte Mesleki Yeterlilik Belgesi ve Kimlik Kartı sahibinin çalıştığı müşteriye elden teslim edilir ya da kargo/posta yoluyla gönderilir.
Belge ve kimlik kartlarını teslim alan müşteri tarafından belge ve kimlik kartları ilgili adaya Belge Teslim Formu imzalatılarak verilir. Müşteri kurumsal/toplu başvuruda bulunduğu ve sınav ve belgelendirme sürecini takip ettiği adayların imzaladığı Belge Teslim Formu’ nu KÖY KOOP MYB’ ye elden teslim eder ya da kargo/posta yoluyla gönderir.
Belge almaya hak kazanan kişiler Belge Kullanım Sözleşmesi kapsamında belgenin kullanımı ve sorumlulukları ile ilgili şartları yerine getirecek şekilde davranmakla yükümlüdür. Belgelendirilmiş kişi KÖY KOOP MYB internet sayfasında (https://www.koykoopmyb.org/) veya MYK internet sayfasında (www.myk.gov.tr) yer alan “Belge Sorgulama” sekmesini kullanarak, yalnızca kendine ait olan bilgilere her zaman erişebilir. Bilgiler 3. (üçüncü) kişilerin erişimine karşı koruma altındadır.
Söz konusu süreçte ortaya çıkan uygunsuzluklara, İç Doğrulama Prosedürü ile Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedüründe tanımlanan adımlara göre işlem yapılır.
4.4.4. Sınav Sonuçlarının Duyurulması
Sınav sonuçları sınav tarihinden sonra en geç 10 (on) içerisinde, MYK Portal’a sınav sonuç bildirimi yapılır ve KÖY KOOP MYB’ nin internet sitesinde de (https://www.koykoopmyb.org/) duyurulur. Adaylar, kendilerine başvuru sırasında tanımlanan kullanıcı adı ve şifreleriyle (TC kimlik no ve nüfus cüzdanı seri numaralarıyla) internet sitesine girerek sınav sonuçlarını öğrenebilirler.
4.4.5. Sınavların Ertelenmesi ve İptali
Sınav başlamadan en az 1 (bir) saat önce, Sınav Yapıcı tarafından Teorik ve Performans Sınav Alanı Uygunluk Formları ile sınav alanının kontrolü gerçekleştirilir. Sınav alanı uygunluk değerlendirmesi sonucu teorik ya da performans sınav alanında eksiklik tespit edilirse, bu eksikliğin müşterinin görevlendirdiği teknik yetkili personel ya da KÖY KOOP MYB vasıtasıyla giderir/giderilmesini sağlar.
Bulunan eksikliklerin sınav saatine kadar giderilemeyeceğine kanaat getirilmesi durumunda sınav uygulama alanının değiştirilmesi (il değişikliği vb.), sınavın ertelenmesi ya da iptal edilmesi gerektiği Sınav ve Belgelendirme Birim Sorumlusu’ na iletilir. Durum Sınav Tutanağı ile kayıt altına alınır.
Sınava ilişkin KÖY KOOP MYB’ den kaynaklanmayan mücbir sebepler (sınavın yapılmasına engel olacak ağır kaza, ağır hastalık, tutukluluk durumları ile yangın, yer sarsıntısı, su basması vb. afetler) nedeniyle değişiklik oluştuğunda, sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi halinde sınav KÖY KOOP MYB tarafından iptal edilir ve bu durum Sınav Tutanağı ile kayıt altına alınarak MYK’ya bildirilir.
Sınav organizasyonunda;
· Sınav ili değişikliğinin sınavdan 1 (bir) gün öncesine kadar,
· Sınav iptalinin ise sınavdan 1 (bir) saat öncesine kadar,
KÖY KOOP MYB tarafından yapılan organizasyonda bir hata olmaması fakat mücbir sebeplerin oluşması nedeniyle sınava ilişkin meydana gelen her türlü değişiklik ya da iptal durumu aynı gün içerisinde MYK’ya bildirilir. Değişikliklere ilişkin kayıt, kanıt ve gerekçe ise iki iş günü içerisinde MYK’ya ulaştırılır. Sınav organizasyonu ile ilgili tüm değişiklikler MYK Dosya Sorumlusu ile görüşüldükten sonra öncelikle MYK Web Portal’a kaydedilir.
4.4.6. Sınavların Tekrarı
Sınavın herhangi bir bölümünden başarısız olan adayın başvuru yapması durumunda, MYK mevzuatında ve ilgili Ulusal Yeterliliklerde belirtilen kriterlere göre ilave ücret alınmadan ilk sınav tarihinden itibaren 1 (bir) yıl içerisinde aday tekrar sınava alınır. Tekrar girdikleri bu sınavdan da başarısız olmaları halinde kişiler, ilk başvuruda olduğu gibi yeniden başvuru yapmak, sınav ve belge ücretlerini ödemek durumundadırlar. Başvurular, 4.1. Başvuruların Alınması ve Değerlendirilmesi maddesinde anlatıldığı şekliyle gerçekleştirilir.
Adayın ilk defa sınavına girdiği ve başarısız olduğu ulusal yeterlilikte 1 (bir) yıl içerisinde KÖY KOOP MYB tarafından sınav açılmaması durumunda aday ödemiş olduğu ücretin tamamının iadesini talep ederse, KÖY KOOP MYB bu talebi yerine getirir. İlgili hususlar Ücret Talimatında dokümante edilmiştir.
Sınavlarından başarılı olunan yeterlilik birimlerinin geçerlilik süresi 2 (iki) yıldır. Yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, adayın talebi hâlinde, başarı durumunu gösteren Birim Başarı Belgesi düzenlenir. Başarısız olunan yeterlilik birimlerinin sınavlarına girilerek, başarılı olunan ve geçerliliğini koruyan yeterlilik birimleri ile birleştirme yapılarak, Mesleki Yeterlilik Belgesi almaya hak kazanılır.
Yeterlilik birimlerinde yer alan sınav türlerinin (teorik, performans) eş zamanlı geçerliliğini koruma süresi birimlerine sınavına girildiği tarihten itibaren 1 (bir) yıldır. 1 (bir) yılın geçmesinin ardından, yeterlilik birimindeki bir sınav türünden başarılı olunmuşsa dahi, diğer sınav türünün geçerliliğini kaybetmesine bağlı olarak aday iki sınav türünden de yeniden sınava alınır.
Sınava girmeyen aday “GİRMEDİ” olarak kaydedilerek, başarısız sayılır. Sağlık vb. mücbir nedenlerle sınava girmeme sebebini resmi olarak belgeleyen ve KÖY KOOP MYB’ ye bildiren aday, bir sonraki sınava ücretsiz olarak alınır. KÖY KOOP MYB ve personelinden kaynaklanan bir uygunsuzluk sebebiyle sınav iptal edilmiş ise, sınava tekrar girecek adaylardan yeniden sınav ücreti alınmaz. Sınav başvurusu yapıp da başvurusu onaylanmayan adayların sınav ücretleri iade edilir4.1. Başvuruların Alınması ve Değerlendirilmesi
KÖY KOOP MYB tarafından düzenlenecek olan sınavlarda; başvurunun alınması ve değerlendirilmesi, sınav organizasyonu, belgelendirme ve belgelendirme sonrası sürece ilişkin tüm detaylar KÖY KOOP MYB’ nin internet adresinden (https://www.koykoopmyb.org/) duyurulur. Başvurular, genel başvuru (ön talep) ya da açılan sınava başvuru şeklinde alınır.
KÖY KOOP MYB’ nin yetkilendirildiği ilgili Ulusal Yeterliliklerde sınav başvurusu için herhangi bir eğitim/tecrübe ya da ön şart bulunmamaktadır.
KÖY KOOP MYB hizmetlerine ilişkin esas ve usuller Ücret Talimatında dokümante edilmiş olup, sınav ücretleri Ücret Çizelgesinde listelenmiştir. Sınav ücretlerine ilişkin çizelgeye (https://www.koykoopmyb.org/) adresinden ulaşılabilmektedir.
4.1.1. Bireysel Başvuruların Alınması
4.1.1.1. Genel Başvuru (Ön Talep)
KÖY KOOP MYB’ nin yetkilendirildiği Ulusal Yeterliliklerde, belge almak isteyen kişiler genel başvuru taleplerini KÖY KOOP MYB internet sayfasındaki ilgili alandaki başvuru bölümünden (https://www.koykoopmyb.org/) ya da KÖY KOOP MYB’ nin resmi mail adresi üzerinden (https://www.koykoopmyb.org/) yapabilir. Genel Başvuru Süreci, 4.1.1.2. maddesinde anlatıldığı üzere gerçekleştirilir.
KÖY KOOP MYB’ ye gelen genel başvurular, KÖY KOOP MYB tarafından değerlendirilir ve sınav organizasyonunun planlanmasına bağlı olarak başvuru sahiplerine e-posta/telefon/sms yoluyla bilgilendirme yapılır.
KÖY KOOP MYB kendi personelini belgelendirmez. Bu doğrultuda KÖY KOOP MYB kendi personeli sınav ve belgelendirme başvurusunda bulunamaz. Bu kapsamdaki kuralını KÖY KOOP MYB, Risk Analizi Talimatı ile dokümante etmiştir.
4.1.1.2. Açılan Sınava Başvuru